El profesional de la información


Julio 1993

Redes de bibliotecas universitarias españolas (III): Documat

Por Pedro Hípola

Las bibliotecas de matemáticas comparten, reparten y calculan cómo multiplicar libros y revistas y dividir los costes.

Carmen Díaz Lumbreras, secretaria de la red DocumatEn anteriores números de nuestra revista hemos publicado ya las entrevistas a los responsables de dos redes de bibliotecas universitarias españolas: Ruedo (Red de Universidades Españolas Dobis/Libis) (v. IWE-12, p. 4-5) y Rebiun (Red de Bibliotecas Universitarias) (v. IWE-14, p. 6-7). Continuando con esta serie de entrevistas, presentamos ahora a Carmen Díaz Lumbreras, que trabaja en la Hemeroteca de la Facultad de Ciencias Matemáticas de la Univ. Complutense y es actualmente Secretaria de la red Documat, la red de bibliotecas universitarias especializadas en Matemáticas. Por cierto, existe una coincidencia de nombre con la feria que tiene lugar paralelamente a las Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, pero no existe ninguna relación.

¿Cómo ha nacido Documat ?

-La necesidad de cooperación interinstitucional para la racionalización de recursos y servicios bibliotecarios, en el campo de la documentación matemática, se había hecho sentir entre los profesionales de la información. De hecho existía una especie de "red invisible" entre bibliotecas especializadas, con intercambio de publicaciones (catálogos, boletines de sumarios), obtención de fotocopias de artículos, etc. Por iniciativa de las directoras de las bibliotecas de matemáticas de la Univ. de Valencia ( Blanca Llopis ) y la Univ. de Sevilla ( Concha Velázquez ), el decanato de la Facultad de Matemáticas de Sevilla encargó al profesor Rafael Infante Macías la convocatoria de una reunión de bibliotecarios y usuarios de algunas bibliotecas de matemáticas, para estudiar la posibilidad de un plan conjunto de suscripciones a revistas.

La primera reunión, que estuvo presidida por el decano, se celebró en Sevilla el 26 de febrero de 1988, y participaron representantes de las universidades de: Barcelona, Autónoma y Complutense de Madrid, Cádiz, Málaga, País Vasco, Santiago de Compostela y Sevilla, y de los centros del Csic Imaff (Instituto de Matemáticas y Física Fundamental), antes Cecime, y Cindoc (Centro de Información y Documentación Científica) (entonces llamado Icyt ). En esta reunión se sentaron las bases del proyecto de constitución de la red Documat, ratificado con la firma del Convenio de colaboración en materia de documentación e información matemática por parte del presidente del Csic y los rectores de las universidades participantes. Esto fue el 13 de julio de 1989.

¿Cuál es actualmente el número y tipo de miembros de la red?

-Actualmente forman parte de la red 19 bibliotecas. De ellas 17 pertenecen a universidades: Barcelona, País Vasco, Santiago de Compostela, Autónoma y Complutense de Madrid, Uned, Málaga, Murcia, Cantabria, Extremadura, Oviedo, Salamanca, Sevilla, La Laguna, Valencia, Valladolid y Zaragoza, y dos centros del Csic : Cindoc e Imaff.

¿Cuáles son los requisitos mínimos para pertenecer a la red?

-Según el punto 5 del documento de constitución existen cuatro condiciones:

  1. Contar con personal cualificado y suficiente y con locales e instalaciones idóneas que permitan asegurar unos servicios bibliotecarios dignos.
  2. Contar con un fondo de revistas de 50 títulos, como mínimo, de los que al menos 25 se estén recibiendo en la actualidad, y con un presupuesto que permita abordar nuevas suscripciones cuando el caso lo requiera.
  3. Utilizar procedimientos normalizados para la descripción bibliográfica de las publicaciones en serie.
  4. Las autoridades de los organismos de los que dependen estos centros deben comprometerse por escrito a asumir las responsabilidades que se deriven de la adscripción a la red.

¿Se prevé crecimiento de miembros en los próximos años?

-Después de las recientes incorporaciones de Murcia, Salamanca y Uned, en la última reunión manifestaron interés la Politécnica de Catalunya y la de La Rioja.

¿Tenéis algún tipo de relación estable o contactos con otras redes, como Rebiun o Ruedo ?

-Sí, algunos miembros de Documat forman parte, además, de Rebiun, Ruedo o de las dos. Sin embargo no existe una relación institucional estable.

¿Cuáles son las prestaciones fundamentales que ahora está ofreciendo la red?

-Planteándose como fin primordial la optimización de recursos económicos y documentales de las bibliotecas participantes en beneficio de toda la comunidad matemática española, el primer objetivo fue no sólo compartir los fondos bibliográficos que cada centro tenía, sino además tratar de conseguir que las necesidades documentales de los investigadores en esta materia pudieran ser satisfechas en España, sin tener que acudir a centros extranjeros. Esto exigió un análisis de nuestros fondos en cuanto a pertinencia y extensión para racionalizar la selección y adquisición cooperativa en tres vertientes:

  1. Títulos que aparecen nuevos en el mercado editorial.
  2. Títulos que son interesantes y no están disponibles en ninguno de los centros participantes.
  3. Colecciones a completar.

Consecuencia de este análisis fue la publicación del Catálogo colectivo de publicaciones seriadas de Matemáticas. La primera edición es de 1989; la segunda, de 1992, con 2.313 registros. La base de datos, soportada en el ordenador Digital Vax del Csic, está accesible a través de las redes Iberpac y Artix. Otra publicación de gran interés para nuestros usuarios es Normas de publicación en revistas de Matemáticas, que recoge las instrucciones de autor de 650 títulos de revistas. El intercambio de boletines de sumarios nos permite difundir la información más actual. Por último se ha establecido un sistema de suministro de documentos normalizado según criterios de economía y rapidez.

¿La secretaría de la red es rotatoria?

-Efectivamente. Aunque todos los centros comparten los mismos derechos, obligaciones y responsabilidades, la toma de decisiones y la coordinación de la red reside en una comisión, de la que forman parte dos representantes (bibliotecario y usuario) de cada una de las bibliotecas. Esta comisión se reúne, al menos una vez al año, de forma rotatoria, en alguno de los centros, que asume no sólo la organización de la reunión, sino también los trabajos de secretaría y representación de la red. Ya lo he dicho, pero me parece importante destacar que esta comisión ejecutiva está formada no sólo por bibliotecarios, sino también por usuarios, es decir, profesores e investigadores, que, conscientes del valor de la adecuada información para su trabajo, nos alientan, apoyan y asesoran en todo momento.

¿Estáis pensando en editar un cd‑rom?

-En principio no se ha pensado en esa posibilidad, pero no se descarta que en un futuro próximo se utilice ese soporte para difundir nuestro catálogo.

¿Qué planes de futuro tenéis?

-Desde un principio apostamos por la utilización de la tecnología electrónica como inestimable ayuda en nuestra labor de transmisión de datos y documentos. La conexión interbibliotecaria online es un hecho en nuestra red para algunos centros ( Imaff, Cindoc, Barcelona, Valladolid, Valencia, Sevilla, Zaragoza y Uned ), pero faltan otros por incorporarse. Es nuestro propósito potenciar la interconexión total para generalizar la catalogación compartida y agilizar el préstamo. Tenemos otros proyectos en mente pero sería aventurado intentar llevarlos a la realidad en estos tiempos de crisis.

Carmen Díaz Lumbreras. Hemeroteca Facultad de Matemáticas. Universidad Complutense. 28040 Madrid.

Tel.: +34-1-394 44 47

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